质量记录控制程序

质量记录控制程序

TS16949体系中质量记录控制程序案例质量记录控制程序.doc

1范围

本文件规定对质量记录进行控制和管理的程序和要求，为证实质量体系有效运行和产品、过程、服务等符合规定要求而提供必要的客观证据。

本程序适用于本公司产品、过程及质量管理体系运行的所有记录的控制。

2相关文件

Q/KMHW QP 4-01-2011《文件控制程序》

3术语

本程序采用GB/T 19001-2008《质量管理体系基础和术语》及Q/KMHW QMS 2011 质量手册中的术语和定义。

4职责

管理者代表负责对质量记录的指导、检查，并确保贯彻实施。

质检部应规定质量记录种类、表格和填写方法，并对所使用的质量记录予以控制和负责质量记录的归口管理。

职能部门、生产单位负责管理本部门质量记录的日常管理。负责本部门质量记录活动，对质量记录进行收集、整理、标识和编号，建立控制台帐，每年六月和年底将质量记录目录清单传递给质检部。过程检查的质量记录由各生产单位在测绘项目工程完成后进行编目，装订、造册，交质检部汇总。

5控制程序

5.1质量记录是为已完成的质量活动或达到的质量结果提供证据的文件，是质量控制和质量改进的重要依据，也是纠正和预防措施的依据，它是整个质量体系证实性文件。本公司的质量记录可以采用书面形式，也可以存入计算机磁盘或硬拷贝。

5.2质量记录的填写

a) 质量记录的填写要及时、真实、完整。内容包括质量记录的名称、标识、记录人员、审批人员的签字及日期等。记录表格栏目应填写完整，如因某种原因不需填写的栏目可用单线划去。

b) 字迹应清晰，不得随意涂改。若记录产生笔误时，可用单线划改，划改后应有划改签名并注明日期。记录未经批准不得修改。

5.3 质量记录的标识及编号规定

5.3.1 质量记录用编号进行标识，发生质量问题时有可追溯性，能通过质量记录查明情况，找出原因和责任者，并针对性地采取纠正和预防措施。

5.3.2 质量记录的编号

a) 质量记录表(报告等)左上方的编号:

QR ×× － ×× － ××××

发布年份

本章条质量记录序号

标准章条号

质量记录标识

如QR 4.2.3-01-2011 为文件控制的第一个记录《质量管理体系文件总目录》。

b) 质量记录表（报告等）右上方的编号：

×× － ×× － ××××

质量记录填写年份

质量记录流水号

部门编号

如XZ-03-2011 为行政办2011年填写的该类质量记录的第三个记录。

注：质量记录右上方的编号，是为了区分不同部门、不同日期的同一记录而设置的。

C)每个部门都有一个部门编号，各部门代号规定如下：

A 公司领导 XZ 行政办 CW 财务部

RL 人力资源部 SC 生产经营部 ZJ 质检部 JK 技术开发部 DL 地理信息中心 GT 国土规划部

5.4 质量记录的保存、保护

a) 质量记录应贮存和保管在防潮、防火、防虫蛀和防鼠害的环境中，以防损坏、变质和丢失。

b) 质量记录应放在易于存取的架子上，应便于存取和避免丢失。

5.5 质量记录的检索

为便于存取的检索，各职能部门、生产单位年底按质量记录的保存期限进行装订、编目，要求如下：

a）各职能部门、生产单位每年的12月底前各自按标准的章条顺序、记录日期及相同保存期限的质量记录进行装订造册；

b）装订成册的记录须有：

——封面应包括记录名称、装订日期、保存期限、部门等项目；

——汇编成册的记录第二页应列出全部记录的目录。

c) 汇编成册的记录存放应合理、有序，便于存取和检索；

d) 各部门应将所有记录目录传递给质检部汇总；

5.6质量记录的借阅按Q/KMHW QP 04-01-2011《文件控制程序》5.9文件的借阅规定执行。

5.7质量记录的保存期限规定如下：

a) 一般记录保存期为3年；

b) 保存五年—永久的质量记录有：检查记录、设计书、检查验收报告、技术总结、人员培训记录。

c) 合同要求时，在合同期内其质量记录超过了上述期限时，可延长5.8质量记录格式的更改

各职能部门、生产单位可根据工作需要提出质量记录格式的更改，并报公司质检部审核和归口管理。

5.9质量记录的销毁处理

质量记录如超过保存期或其它特殊情况需要销毁时，按Q/KMHW QP 4-01-2011《文件控制程序》中5.7文件的作废和销毁规定执行。由质量记录管理人员填写“文件、记录销毁申请及执行表”经管理者代表批准后，由授权人执行销毁。需作资料保留的，经记录管理部门负责人批准后，由质量记录管理人员盖“留用”印章后，可留用。

5.10公司保留质量记录清单见附录A《公司质量记录目录清单》。