4.7.2  由文件发放部门依据《文件发放登记表》和本程序的4.4条款进行重新发放，同时收回原版文件，并由发放部门及时办理作废手续后，负责销毁。

4.8  文件的作废和销毁

4.8.1  档案室保管的文件需要作废时，由档案员在《文件发放登记表》的作废栏或销毁栏进行标注后销毁。

4.8.2  其他作废：各发放部门收回的作废文件，由发文部门的文件资料兼职管理员在《文件发放登记表》相应栏目内注明作废后，由部门负责人批准后销毁。

4.8.3  作废需继续保存的文件由档案员在作废文件上加盖蓝色“作废留用”印章后，存放于指定处所。

4.9  文件的管理

4.9.1  文件的归档

4.9.1.1  底图经拟制、审核、批准后，由编制部门填写《文件归档登记表》由档案员签字归档。

4.9.1.2  其他文件经拟制、审核、批准后由编制部门填写《文件发放登记表》后，交档案员归档。

4.9.2  需临时借阅文件的公司内部人员填写《文件借阅申请单》经档案室主管部门负责人及分管领导批准后方可借阅，借阅者必须定期归还文件，否则，由档案员追回。原版文件一律不外借，需临时查阅有关文件的公司顾客，须由档案员办理《文件借阅申请单》由总经理/管理者代表批准在公司档案室查阅。

4.9.3  各部门按规定期限须将本部门所有需归档的文件资料整理后由部门负责人批准并填写《文件归档登记表》送档案室，由档案员签字接收后按有关规定归档。

4.10  外部文件的控制

4.10.1  外部文件包括：

a  顾客的图纸、技术规范、各国的国家标准；

b  顾客的质量保证文件、检验规范；

4.10.2  由各部门负责收集相关国家有关法律法规、国际、国家、行业标准的最新版本，分类交档案室编号后填写《外来文件清单》，下发各部门执行。发放之前由档案员加盖红色“外来文件”章并做好发放记录。

4.10.3  档案员每年对外来文件进行检查，检查各种外来文件的有效性，发现

问题及时处理。

4.10.4  顾客来图来样由技检部及时办理归档保管手续。

4.11  工程规范

4.11.1  对于顾客所有的工程规范/标准，必须在5个工作日内，由技检部负责评审、分发及实施，并保存每项更改在生产中实施日期的记录，包括有关文件的更新。更改的实施日期应和顾客要求的时间一致。

4.11.2  对于顾客更改的技术文件，必须在2个工作日内，由技检部负责评审、分发、实施，并保存每项更改在生产中实施日期的记录，包括有关文件的更新。

4.12  审批人的更改

当文件的原审批人更换时，文件的审批事宜由对应职务人员进行。

4.13  以上产生的所有质量记录按《质量记录控制程序》进行

5  支持性文件

5.1  LJZ/C－J—043        《技术文件编号方法》    

5.2  LJZ/C－G－001       《文件编写导则》

5.3  LJZ/C－J—042        《图纸和技术资料管理细则》

5.4  LJZ/C－J—044        《图纸更改办法》

5.5  TS/LJZ－B4.2.4—001  《质量记录控制程序》

6  质量记录

6.1  LJZ－4.2.3－001  《受控文件审批单》

6.2  LJZ－4.2.3－002  《文件发放登记表》

6.3  LJZ－4.2.3－003  《受控文件清单》

6.4  LJZ－4.2.3－004  《文件更改/换版申请单》

6.5  LJZ－4.2.3－005  《作废文件清单》

6.6  LJZ－4.2.3－006  《文件修订状态清单》

6.7  LJZ－4.2.3－007  《文件借阅申请单》

6.8  LJZ－4.2.3－008  《文件归档登记表》

6.9  LJZ－4.2.3－009  《外来文件清单》

6.10  LJZ－4.2.3－010  《资料室文件登记台帐》

6.11  LJZ－4.2.3－011  《顾客工程规范/更改评审表》