TS16949文件控制程序

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文件控制程序
过程所有：综合部文件编号：
TS/LJZ－B4.2.3－001
程序文件  版本：A/0
过程识别：M1  共 6 页 / 第 3 页
44.10 外部文件的控制
4.10.1 外部文件包括：
a 顾客的图纸、技术规范、各国的国家标准；
b 顾客的质量保证文件、检验规范；
4.10.2 由各部门负责收集相关国家有关法律法规、国际、国家、行业标准的最新版本，分类交档案室编号后填写《外来文件清单》，下发各部门执行。发放之前由档案员加盖红色“外来文件”章并做好发放记录。
4.10.3 档案员每年对外来文件进行检查，检查各种外来文件的有效性，发现
问题及时处理。
4.10.4 顾客来图来样由技检部及时办理归档保管手续。
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4.11 工程规范
4.11.1 对于顾客所有的工程规范/标准，必须在5个工作日内，由技检部负责评审、分发及实施，并保存每项更改在生产中实施日期的记录，包括有关文件的更新。更改的实施日期应和顾客要求的时间一致。
4.11.2 对于顾客更改的技术文件，必须在2个工作日内，由技检部负责评审、分发、实施，并保存每项更改在生产中实施日期的记录，包括有关文件的更新。
4.12 审批人的更改
当文件的原审批人更换时，文件的审批事宜由对应职务人员进行。
4.13 以上产生的所有质量记录按《质量记录控制程序》进行
5 支持性文件
5.1 LJZ/C－J—043        《技术文件编号方法》
5.2 LJZ/C－G－001       《文件编写导则》
5.3 LJZ/C－J—042        《图纸和技术资料管理细则》
5.4 LJZ/C－J—044        《图纸更改办法》
5.5 TS/LJZ－B4.2.4—001 《质量记录控制程序》
6 质量记录
6.1 LJZ－4.2.3－001 《受控文件审批单》
6.2 LJZ－4.2.3－002 《文件发放登记表》
6.3 LJZ－4.2.3－003 《受控文件清单》
6.4 LJZ－4.2.3－004 《文件更改/换版申请单》
6.5 LJZ－4.2.3－005 《作废文件清单》
6.6 LJZ－4.2.3－006 《文件修订状态清单》
6.7 LJZ－4.2.3－007 《文件借阅申请单》
6.8 LJZ－4.2.3－008 《文件归档登记表》
6.9 LJZ－4.2.3－009 《外来文件清单》
6.10 LJZ－4.2.3－010 《资料室文件登记台帐》
6.11 LJZ－4.2.3－011 《顾客工程规范/更改评审表》

.5.1.1 文件版号：A/0
A－表示版号，目前的版本为第A版，换版后为B版、C版…….。
0－表示该文件本版中修订次数，该版本目前未修改，表示为A/0；以后按修改顺序，以阿拉伯数字0，1，2…表示，为3A/0，A/1，A/2…依此类推，直至文件换版。
4.5.2 文件的发放：由发文人按文件发放范围进行发放。发放时，由文件发放部门填写《文件发放登记表》，并在文件上填写发文序号，加盖或标注必要的标识。
4.5.2.1 质量手册和程序文件由综合部负责发放，发放时由发放人在发放文件上加盖红色“受控”印章，以便追溯。
4.5.2.2 产品和工装图纸由技检部负责发放，发放时，当文件用于指导试制新产品，则由文件发放人加盖红色“试制用图”印章，当文件用于指导生产时，由文件发放人加盖红色“生产用图”印章。
4.5.2.3 除以上文件外，其他文件发放时，在封面上加盖红色的发放部门印章，综合部加盖＂受控＂章，技检部加盖＂受控J＂章。
4.5.2.4 有时效性或特殊用途的文件，必须由发文部门注明时效期限或用途标识。
4.5.2.5 文字性文件由综合部编制《受控文件清单》，图样由技检部编制。
4.5.3 文件破损需要更换时，需到原文件发放部门更换，由使用部门填写《文件更换申请表》，文件发放部门负责人批准后更换，原破损文件作废，由文件发放部门填写《作废文件清单》后销毁。
4.5.4 文件使用人将文件丢失后，由使用部门负责人填写《文件更换申请表》说明丢失原因，由文件发放部门负责人核实后，报文件原审批人批准补发，原丢失文件的序号作废，新的序号由发文部门按新的发文流水号发放。
4.5.5 丢失的文件找到后，由丢失部门送交文件的发放部门，由发放部门及时办理《作废文件清单》后销毁。
4.5.6 由技检部组织有关部门在5个工作日内，对所有的工程规范及时评审、分发和实施（包括顾客工程标准、规范、更改及更新的文件）。
4.6 文件的更改
4.6.1 文件需更改时，由文件更改提出人或文件更改提出部门负责人填写《文件更改/换版申请单》，说明更改原因，对重要的更改(如技术参数)应附有充分的证据。
4.6.2 文件资料的更改由原审批人进行审核、批准。
4.6.3 程序文件的更改由申请部门填写《文件更改/换版申请单》，综合部审核
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并承办，报管理者代表批准，质量手册的更改由管理者代表审核，总经理批准。
4.6.4 文件更改批准后，由文件管理部门按《文件更改/换版申请单》规定的内容进行修改。
4.6.5 各部门所使用文件的更改
4.6.5.1 更改的方式
a 划改
b 换页
c 刮改
更改方式由发放部门确定。
4.6.5.2 因修改而使原页码不够时，可增加页码，增加新页的编号方法为A-1，如：8-1页。
4.6.5.3 文件修改状态的管理
以文件修订次数进行控制和管理。
a) 一次修改多页文件时，则每页的修订版次相同；
b) 现文件版次为0次修改，如该文件拟修改某页，不管该页文件以前是否修改，该页和该版本文件的修订次数都是0+1次。
4.6.5.4 修改状态标识
a) 文字性文件及表格式文件更改。在更改开始位置标识，n为该页第n次更改，n为阿拉伯数字，当属换页更改方式时，在更改处以涂黑形式进行标识。当属刮改更改方式时，在更改下方以波浪线“~~”进行标识。
b) 图纸更改执行《图纸更改办法》。
4.6.6 由发文部门及时更改《受控文件清单》以反映版本最新状态，图样文件由技检部更改《文件修订状态清单》。
4.6.7更改通知单的管理
4.6.7.1 产品图样、产品标准的更改通知单的管理期限与产品寿命相同。
4.6.7.2 其他文件的更改通知单的管理期限与其附属的实体、方法或文件寿命相同。
4.6.7.3 当该文件作废留用时，该文件的更改通知单同时留用。
4.6.7.4 当更改通知单有时效限制时，超过时限由使用部门自然作废。
4.6.8 相关部门应保存每项更改在生产中实施日期的记录。
4.7 文件的换版
4.7.1 文件经十次更改、修订或文件一次有50%以上的页需修改时，应进行换版。由文件发放部门填写《文件更改/换版申请表》报原审核、批准人批准后
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进行换版，文件的原编号中的编文年号改为换版年号，原版文件及有关的更改通知单全部作废。
4.7.2 由文件发放部门依据《文件发放登记表》和本程序的4.4条款进行重新发放，同时收回原版文件，并由发放部门及时办理作废手续后，负责销毁。
4.8 文件的作废和销毁
4.8.1 档案室保管的文件需要作废时，由档案员在《文件发放登记表》的作废栏或销毁栏进行标注后销毁。
4.8.2 其他作废：各发放部门收回的作废文件，由发文部门的文件资料兼职管理员在《文件发放登记表》相应栏目内注明作废后，由部门负责人批准后销毁。
4.8.3 作废需继续保存的文件由档案员在作废文件上加盖蓝色“作废留用”印章后，存放于指定处所。
4.9 文件的管理
4.9.1 文件的归档
4.9.1.1 底图经拟制、审核、批准后，由编制部门填写《文件归档登记表》由档案员签字归档。
4.9.1.2 其他文件经拟制、审核、批准后由编制部门填写《文件发放登记表》后，交档案员归档。
4.9.2 需临时借阅文件的公司内部人员填写《文件借阅申请单》经档案室主管部门负责人及分管领导批准后方可借阅，借阅者必须定期归还文件，否则，由档案员追回。原版文件一律不外借，需临时查阅有关文件的公司顾客，须由档案员办理《文件借阅申请单》由总经理/管理者代表批准在公司档案室查阅。
4.9.3 各部门按规定期限须将本部门所有需归档的文件资料整理后由部门负责人批准并填写《文件归档登记表》送档案室，由档案员签字接收后按有关规定归档。